SKB = stan konstytucyjnego bezprawia.

MINISTERSTWO SPRAWIEDLIWOŚCI

Warszawa, dnia 30.12.2015 r.

Departament Sądów, Organizacji

i Analiz Wymiaru Sprawiedliwości

DSO-V-05!-43/15

Pan

Zbigniew Grabowski

[mój adres domowy]

W odpowiedzi na wystąpienie przesłane do Ministerstwa Sprawiedliwości w dniu 10 grudnia 2015 r, (data wpływu do Departamentu Sądów, Organizacji i Analiz Wymiaru Sprawiedliwości – 22 grudnia 2015 r.) w sprawie skargi na działalność sądu oraz wniosków dotyczących czynności sekretariatów sądowych, uprzejmie przedstawiam, co następuje.

Na podstawie art. 41c § 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 133 i 509) Pana wystąpienie, w części stanowiącej skargę na działalność Sądu Apelacyjnego w Warszawie, zostało przekazane zgodnie z właściwością prezesowi wskazanej jednostki sądowej

W odpowiedzi zaś na postulaty zmiany przepisów zarządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowe (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. Nr 5, poz. 22 z późn. zm.), [ministrem sprawiedliwości był wówczas Grzegorz Kurczuk, SLD] zawarte w piśmie z dnia 10 grudnia 2015 r., uprzejmie informuję, iż odnośnie pierwszej z Pana sugestii, to jest zamieszczania nazwiska sędziego w każdym zarządzeniu, tryb postępowania reguluje w tej kwestii rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 czerwca 2015 r.Regulamin urzędowania sadów powszechnych (Dz. U. poz. 925). Stanowi on między innymi, że pisma wychodzące z wydziału są podpisywane wraz ze wskazaniem funkcji lub stanowiska służbowego osoby podpisującej, a w przypadku ich sporządzania z upoważnienia przewodniczącego wydziału lub kierownika sekretariatu – ze wskazaniem upoważnienia. Ponadto pisma sporządzane i wysyłane w poszczególnych sprawach na zarządzenie sędziego lub referendarza sądowego są podpisywane przez kierownika sekretariatu, sekretarza sądowego lub asystenta sędziego ze wskazaniem, że czyni on to na zarządzenie sędziego lub referendarza sądowego, chyba że na podstawie odrębnych przepisów wymagany jest podpis sędziego lub referendarza. Pisma w sprawie nadesłania dokumentów i przedmiotów podpisuje

Druga strona.

kierownik sekretariatu lub upoważniony pracownik. Pisma kierowane do naczelnych organów państwowych i urzędów centralnych podpisują sędzia lub referendarz sądowy. Inne pisma wychodzące z wydziału podpisuje kierownik sekretariatu lub upoważniony pracownik, chyba że przewodniczący wydziału określi odmienne reguły podpisywania pism.

Zarządzenia zawarte aktach sprawy zawierają imię i nazwisko wydającego je sędziego, asesora sądowego lub referendarza sądowego, a pracownik czyni na piśmie adnotację, że wykonuje daną czynność na zarządzenie sędziego, asesora sądowego lub referendarza sądowego. Skoro zatem pracownik wskazuje w piśmie swoje nazwisko, wydaje się zbędnym powoływanie nazwisk innych osób, z polecenia których czynności te wykonał. Co jednak bardzo istotne i na co należy zwrócić uwagę, że nie jest to w żadnym razie informacja utajniona, bowiem w aktach sprawy, na oryginale zarządzenia, w każdym przypadku wskazane jest, który konkretnie sędzia, asesor sądowy czy referendarz sądowy wydał zarządzenie i osoby zainteresowane mogą w każdym czasie taką informację uzyskać.

W zakresie postulatu drugiego, to jest sporządzania liczników wierszy, wyrazów i znaków, uprzejmie informuję, iż sposób prowadzenia akt i numerowania kart w akiach spraw reguluje wymienione powyżej zarządzenie Ministra Sprawiedliwości, między innymi w § 30 ust. 2 i 3, które stanowią, że akta powinny być połączone w sposób zapewniający trwałość, kompletność i integralność, a karty w nich ponumerowane. O zmianie numeracji kart należy uczynić wzmiankę z podaniem przyczyny zmiany. Wzmiankę tę zamieszcza się na karcie, której numerację zmieniono, a gdy zmiana dotyczy numeracji kilku kolejnych kart – na pierwszej z nich. W ocenie Departamentu przepisy te w stopniu wystarczającym gwarantują spójność i przejrzystość akt.

Słusznie zwraca Pan w punkcie trzecim uwagę, iż pismo, przy którym doręczane jest orzeczenie bądź inny dokument, powinno zawierać precyzyjne oznaczenie, jaki dokument jest doręczany. W takim przypadku niekoniecznym wydaje się podawanie dodatkowo liczby jego stron, wierszy czy znaków, między innymi dlatego, że dokumenty są numerowane, wszystkie strony dokumentu stanowią jego integralną całość, a poza tym każdy odpis, w razie wątpliwości, może zostać zweryfikowany i porównany z oryginałem w aktach sprawy.

W odpowiedzi na wskazanie, iż każde akta sądowe i prokuratorskie powinny być zaopatrywane w „spis numerów kart sprawy” uprzejmie informuję, iż § 36 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej stanowi, że przewodniczący wydziału może zarządzić sporządzenie karty przeglądowej, na której wpisuje się kolejno pisma zawarte w aktach i numery ich kart.[Kiedy występowałem o sporządzenie i doręczenie mi uwierzytelnionej kopii numerów kart akt sprawy niezmiennie pada odpowiedź. Akta sądowe nie zawierają takiego spisu.] Fakultatywny charakter przepisu ma na celu uniknięcie obowiązku sporządzania kart przeglądowych

Trzecia strona.

w sprawach zawierających zaledwie kilka dokumentów, niemniej Pana sugestia zostanie rozważona przy okazji prac nad kolejną zmianą zarządzenia.

Na marginesie informuje, że zarządzenie Nr 48/15 Prokuratora Generalnego z dnia 24 czerwca 2015 r. >v sprawie organizacji zakresu działania sekretariatów oraz innych działów administracyjnych w jednostkach powszechnych prokuratury nakłada na sekretariaty jednostek prokuratur obowiązek sporządzania kart przeglądowych.

Wzór „spisu numerów kart” przedstawiony przez Pana jest w kluczowych aspektach zbieżny z wzorem stosowanym w sądach, a zatem zawiera rubrykę „nazwę/tytuł dokumentu” i numer karty, na której się on znajduje. Wydaje się jednak, że wpisywanie daty, autora dokumentu, dary złożenia do akt oraz nazwisko prowadzącego sprawę jest powtarzaniem informacji zawartych w samym dokumencie. Każdy dokument w aktach jest podpisany, zawiera datę sporządzenia oraz adnotację, kto go sporządzał, dekretację sędziego i są to dane pozwalające na bezzwłoczną identyfikację osoby odpowiedzialnej. Podobnie wpisywanie nazwiska prowadzącego sprawę wydaje się zbędnym powieleniem informacji zawartej choćby na okładce akt sprawy. Nanoszenie w proponowanym przez Pana spisie nazwiska osoby odpowiedzialnej za akta wydaje się zbędne, bowiem w systemach informatycznych, każdorazowo przy przekazywaniu akt między pracownikami, zamieszczana jest stosowna informacja. Jest to jednak kwestia wewnętrznej organizacji sądu, która pozwala prezesowi, przewodniczącemu czy kierownikowi sprawować nadzór nad aktami i w razie potrzeby ustalić, kto za nie odpowiada, a jest informacją nieprzydatną stronom w sprawie.

Sposób doręczania przesyłek sądowych oraz wzory druków regulują: rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 października 2010 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1222) oraz rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 grudnia 2014 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sadowych w postępowaniu karnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 82 i poz. 887). W wymienionych rozporządzeniach zawarto wytyczne dotyczące między innymi wzorów potwierdzeń odbioru czy zawiadomień o pozostawieniu przesyłki w placówce pocztowej. W aktach sprawy osoba sporządzająca korespondencję pozostawia szczegółową informację, z datą i podpisem, jakie konkretne dokumenty i pouczenia zostały przesłane. W ocenie Departamentu są to najistotniejsze uregulowania i są one na tyle precyzyjne, że rozmiar i kolor kopert wydaje się mieć drugorzędne znaczenie.

Analiza przedstawionych przez Pana postulatów pokazuje, iż w części są one powtórzeniem już zawartych w powołanych aktach prawnych uregulowań. Mimo iż jak się wydaje, obecne przepisy w sposób wystarczający zabezpieczają prowadzenie akt sądowych oraz czynności wykonywane przez pracowników sekretariatu, Pana sugestie także zostaną ponownie wnikliwie przeanalizowane podczas prac nad kolejnymi zmianami zarządzenia.

Czwarta strona.

Jednocześnie uprzejmie informuję, iż wszelkie przejawy łamania obowiązujących przepisów prawa przez pracowników sądów czy zaobserwowane przez Pana nieprawidłowe praktyki, winien Pan bezzwłocznie zgłaszać odpowiednim organom. [w piśmie do ministra przedstawiłem dowód, że kierowanie skarg zgodnie z przepisami prawnymi jest tożsame z wysłanie go do Berdyczowa, miasto na Ukrainie. Pozostaje bez odpowiedzi.] Obowiązujące przepisy pozwalają na ustalenie na każdym etapie postępowania osoby odpowiedzialnej za podjęte decyzje. W przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa, należy złożyć stosowne zawiadomienie do jednostki prokuratury. O obserwowanych nieprawidłowościach może Pan także zawiadomić prezesa sądu, który sprawuje nadzór służbowy nad pracownikami sądów.

Zastępca Dyrektora

Iwona Łapińska

podpis nieczytelny